Vous êtes en séance.
Le téléphone, lui,
ne s'arrête pas.
Kinésithérapeutes, ostéopathes, psychologues, orthophonistes : entre deux patients, il reste six minutes pour noter la séance, aérer la salle et boire un verre d'eau. Pas pour rappeler onze personnes. Assist décroche pendant que vous travaillez, pose la séance à la bonne durée et vous laisse en salle.
7 jours d'essai · sans carte bancaire · résiliable en un clic · à partir de 69 € HT/mois
Ce qu'il fait à votre place, entre deux patients.
Il ne remplace pas votre secrétaire si vous en avez une. Il remplace le répondeur, les appels manqués de 8 h 40 et les rappels du soir.
- Pose la séance à la bonne durée — 45 minutes pour un bilan initial, 30 pour un suivi, selon ce que vous avez déclaré.
- Reconnaît un patient déjà suivi par son numéro : il n'a pas à réépeler son nom ni à redonner son motif.
- Demande si la prescription est en main et rappelle d'apporter l'ordonnance et la carte Vitale.
- Envoie le SMS de confirmation immédiatement, puis un rappel la veille à 18 h.
- Trie l'urgence selon vos règles : une douleur aiguë post-opératoire n'attend pas comme un renouvellement de suivi.
- Transfère quand c'est nécessaire — vous décrivez les conditions en français, il bascule l'appel en cours.
- Gère les décalages et les annulations, et libère le créneau dans votre agenda sans que vous touchiez à rien.
- Rappelle les patients en fin de prescription pour proposer le bilan, dans les créneaux horaires autorisés.
Trois appels réels, mot pour mot.
Retranscriptions d'appels traités par Assist sur des cabinets paramédicaux. Prénoms modifiés, tout le reste est intact.
« Bonjour, mon médecin m'a prescrit dix séances de kiné pour l'épaule. Je peux commencer cette semaine ? »
Bien sûr. Pour une première séance après prescription, il faut compter quarante-cinq minutes — c'est le bilan initial. J'ai jeudi 30 juillet à 9 h 15, ou vendredi 31 à 14 h. Laquelle vous arrange ?
« Jeudi 9 h 15, très bien. »
C'est noté. Pensez à apporter l'ordonnance et votre carte Vitale, et prévoyez une tenue qui laisse l'épaule accessible. Vous recevez la confirmation par SMS dans un instant.
« J'ai été opéré du genou il y a quinze jours, j'ai une douleur qui n'était pas là hier et le genou est chaud. Je fais quoi ? »
Je ne suis pas en mesure d'évaluer ça, et ce n'est pas une question à traiter au téléphone avec un assistant. Je vous passe le praticien tout de suite — ne raccrochez pas.
« Bonjour, c'est madame Ferreira, j'ai séance demain à 11 h mais je ne pourrai pas. »
Bonjour madame Ferreira. Je vois votre séance de suivi de demain, 11 h, trente minutes. Je vous propose vendredi même heure, ou lundi 10 h 30 — sachant qu'il vous reste quatre séances sur les dix prescrites.
« Vendredi, parfait. Merci. »
Combien vous coûtent vos appels manqués ?
Les curseurs sont préréglés sur les ordres de grandeur du secteur. Ajustez-les : le résultat se recalcule en direct, sans qu'on vous demande votre adresse e-mail.
—
Aucune carte bancaire · aucun e-mail demandé ici
Méthodologie —
22 jours ouvrés par mois. On retient que 70 % des appelants ne rappellent
jamais : c'est l'hypothèse basse, cohérente avec les 89 % qui ne laissent
pas de message. Le nombre de rendez-vous récupérés est donc
appels manqués × 22 × 0,70 × taux de transformation. Le coût de
l'abonnement inclut le dépassement éventuel des minutes, à 0,24 € la minute.
Ce modèle ne tient pas compte de la valeur de réachat ni du bouche-à-oreille :
il sous-estime volontairement.
Ce que les praticiens nous demandent.
L'agent peut-il donner un avis sur un symptôme ?
Non, et c'est verrouillé côté produit. Il n'a aucune capacité de conseil ou d'orientation clinique : il pose des rendez-vous, prend des messages et transfère. Si un appelant décrit un symptôme, l'agent applique l'arbre de tri que vous avez écrit — par exemple « toute douleur post-opératoire, tout signe inflammatoire, tout déficit sensitif → transfert immédiat » — sans jamais qualifier lui-même la situation.
Comment gère-t-il la différence entre bilan initial et séance de suivi ?
Vous déclarez vos prestations avec leur durée réelle : bilan initial 45 min, séance de suivi 30 min, rééducation post-opératoire 45 min. L'agent pose la question qui permet de choisir — « est-ce votre première séance chez nous pour ce motif ? » — puis réserve le créneau correspondant. Il ne propose jamais un créneau de 30 minutes pour un bilan.
Et le secret professionnel, dans tout ça ?
Les enregistrements et transcriptions vous appartiennent, sont hébergés en France et ne servent jamais à entraîner un modèle — c'est écrit dans notre accord de sous-traitance et dans chacun de nos contrats de sous-traitance.
Vous restez responsable de traitement : c'est à vous d'informer vos patients, ce que l'annonce d'enregistrement en début d'appel fait déjà pour la partie téléphonique. Vous pouvez ramener la durée de conservation des enregistrements à sept jours, ou désactiver complètement l'enregistrement en gardant la transcription.
Peut-il gérer plusieurs praticiens avec des agendas différents ?
Oui, à partir du plan Pro pour trois agents, et du plan Cabinet pour dix agendas distincts avec leurs propres règles de disponibilité. Le cas typique du cabinet pluridisciplinaire — deux kinés, un ostéo, une psychologue — fonctionne : l'agent oriente selon la prestation demandée et réserve dans le bon agenda.
Les patients âgés acceptent-ils de parler à une machine ?
Mieux que ce qu'on nous prédisait, à une condition : que ce soit dit franchement dès la première phrase. Ce qui fait raccrocher, ce n'est pas la machine, c'est de découvrir au bout de deux minutes qu'on a été trompé.
Le taux de raccrochage dans les cinq premières secondes est de l'ordre de 4 % tous secteurs confondus, et il est plus bas dans le paramédical que dans le commerce — probablement parce que l'appelant a une demande précise et qu'il veut surtout un créneau.
Que se passe-t-il pendant mes congés ?
Vous fermez vos disponibilités dans l'agenda : l'agent cesse immédiatement de proposer des créneaux sur la période, annonce la date de reprise et propose un rendez-vous après. Vous pouvez aussi le passer en mode « prise de message uniquement » pendant deux semaines, sans résilier ni changer de plan.
Cabinet paramédical : Assist dans votre ville
Pour creuser le sujet
Votre prochain patient
appelle pendant votre séance de 15 h.
Sept jours pour voir combien il y en a, et combien reviennent avec un rendez-vous.
3 minutes d'installation · sans carte bancaire · remboursé 30 jours