Succession, compromis, donation :
trois appels, trois clercs
différents.
L'étude reçoit des appels longs, répétitifs et souvent mal orientés. Assist identifie le type de dossier, oriente vers le bon clerc, pose le rendez-vous et transmet la liste des pièces — sans jamais donner d'information juridique.
7 jours d'essai · sans carte bancaire · confidentialité contractualisée
Il oriente, il planifie, il réclame les pièces. Il ne dit pas le droit.
La contrainte déontologique est la même que pour un cabinet d'avocat, et la réponse technique est identique : aucune capacité de conseil n'est exposée à l'agent.
- Identifie le type de dossier — vente, succession, donation, contrat de mariage, société — et oriente vers le bon clerc.
- Reconnaît un client d'un dossier en cours par son numéro et note l'objet de l'appel.
- Prend les demandes de rendez-vous à la durée que vous avez fixée par type d'acte.
- Envoie la liste des pièces correspondant au dossier, par SMS ou par courriel.
- Refuse toute information juridique et le dit franchement, plutôt que de tenter une réponse approximative.
- Prend les messages pour les clercs avec le numéro de dossier, ce qui évite l'aller-retour de recherche.
- Relance les clients dont il manque des pièces, dans les fenêtres horaires légales.
- Répond aux questions pratiques — horaires, adresse, parking, modalités de signature électronique.
Deux appels d'un mardi matin.
Un suivi de dossier et une première prise de contact. Aucun n'a mobilisé un clerc.
« Bonjour, c'est monsieur Béranger, je voudrais savoir où en est la vente de la maison de Chantenay. »
Bonjour monsieur Béranger. Je vois votre dossier de vente, suivi par maître Guérin avec Sophie Aubert au secrétariat. Je ne peux pas vous donner l'état d'avancement moi-même, mais je transmets votre demande à Sophie qui vous rappelle avant midi. Y a-t-il un point particulier à lui signaler ?
« Oui, la banque a envoyé l'offre de prêt hier, je voulais savoir si vous l'aviez reçue. »
C'est noté et transmis. Sophie vous rappelle avant midi au numéro depuis lequel vous appelez.
« Bonjour, mon père est décédé le mois dernier et il faut qu'on règle la succession. Je ne sais pas par où commencer. »
Toutes mes condoléances. L'étude traite les successions ; le premier rendez-vous permet de faire le point et de vous indiquer la marche à suivre. Il dure une heure. Je peux vous proposer mardi 11 août à 10 h, ou jeudi 13 à 15 h.
« Jeudi 13, plutôt. »
C'est noté. Je vous envoie par SMS la liste des pièces à réunir — acte de décès, livret de famille, titres de propriété, relevés bancaires, et le testament s'il en existe un. Si vous n'avez pas tout, venez quand même : le rendez-vous sert aussi à faire l'inventaire de ce qui manque.
Le temps que vous récupérez.
Les curseurs sont préréglés sur les ordres de grandeur du secteur. Ajustez-les : le résultat se recalcule en direct, sans qu'on vous demande votre adresse e-mail.
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Aucune carte bancaire · aucun e-mail demandé ici
Méthodologie —
22 jours ouvrés par mois. On retient que 70 % des appelants ne rappellent
jamais : c'est l'hypothèse basse, cohérente avec les 89 % qui ne laissent
pas de message. Le nombre de rendez-vous récupérés est donc
appels manqués × 22 × 0,70 × taux de transformation. Le coût de
l'abonnement inclut le dépassement éventuel des minutes, à 0,24 € la minute.
Ce modèle ne tient pas compte de la valeur de réachat ni du bouche-à-oreille :
il sous-estime volontairement.
Ce que les notaires nous demandent.
Peut-il donner l'état d'avancement d'un dossier ?
Pas par défaut, et c'est volontaire : un état d'avancement erroné sur un acte en cours crée plus de problèmes qu'il n'en résout. L'agent reconnaît le dossier, note la question précise et la transmet au bon collaborateur — ce qui divise déjà par deux le temps consacré à l'appel.
À partir du plan Cabinet, l'API permet de lui exposer un statut simple — « pièces en attente », « acte en préparation », « signature planifiée » — si votre logiciel métier le fournit.
Comment gère-t-il la confidentialité des dossiers ?
Comme pour tout client soumis au secret professionnel : hébergement en France, interdiction contractuelle d'entraînement, conservation réglable jusqu'à sept jours, transcription seule possible sans enregistrement audio. Le cadre est celui de l'article 28 du RGPD, formalisé dans notre accord de sous-traitance.
Il n'accède à aucune pièce de dossier : il connaît un nom, un numéro de dossier et le collaborateur référent. Rien d'autre.
Peut-il indiquer le montant des frais de notaire ?
Non par défaut. Les émoluments dépendent de la nature et du montant de l'acte : une estimation approximative donnée au téléphone est une source de litige garantie. L'agent renvoie vers le simulateur officiel ou vers le rendez-vous.
Et les appels de confrères ou d'agences immobilières ?
Ils sont fréquents et souvent urgents. Vous pouvez configurer un transfert prioritaire sur les numéros connus — agences partenaires, autres études, banques — et ne faire qualifier que les appelants inconnus.
La relance des pièces manquantes, ça passe bien auprès des clients ?
Mieux qu'un courriel de plus, d'après les études qui l'utilisent : un appel court qui dit précisément quelle pièce manque et pourquoi elle bloque l'acte obtient une réponse beaucoup plus vite. Une seule tentative, dans les fenêtres légales, et jamais quelqu'un qui a un rendez-vous prévu.
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